Подготовка к обслуживанию банкета

Предварительно выясняются вопросы, касающиеся условий, которые выдвигают заказчики, и возможностей предприятия. Эти вопросы согласовывают представители заказчика с руководством предприятия, которые уточняют подробности проведения банкета.

Со стороны руководства предприятия должны присутствовать директор или метрдотель и заведующий производством. При заказе уточняют дату и время проведения банкета, точное количество гостей. Это облегчит работу руководства по распределению мест за банкетным столом и предварительную подготовку. Если нет возможности определить точное количество гостей, следует записать определенное количество резервных мест.

Важно знать событие, по поводу которого устраивается банкет, чтобы определить способ расстановки столов.

Если банкет продолжится после окончания рабочего времени предприятия, следует уточнить, как будет оплачено это время работы персонала и оркестрантов.
Если у заказчика есть особые требования к оформлению зала, следует решить и этот вопрос. Стоимость оформления оплачивается заказчиком.

Способ оплаты заказа.

При оплате наличными оставляют аванс. Эта сумма служит как бы гарантией прихода гостей и в случае, если они не придут, будет использована для покрытия расходов на предварительную подготовку блюд. Если оплата происходит по безналичному расчету, то вместо аванса предо, составляется официальное письмо, подписанное директором и главным бухгалтером предприятия, которое будет проводить банкет, как доказательство заключения договора. Заказчику выдается официальный документ, подтверждающий получение заказа.

На официальных банкетах дополнительно уточняют следующие вопросы:
как должен быть украшен зал;
какая эстрадная программа будет предложена во время банкета;
будут ли произноситься речи и тосты во время банкета, сколько их будет и когда они будут произнесены; в соответствии с этим следует уточнить время подачи блюд и напитков;
нужно ли класть на стол сигареты и в каком ассортименте;
сколько гостей будет обслуживать один официант;
как должны быть одеты официанты.
Все эти уточнения записываются в договоре, который составляют в двух экземплярах: один для заказчика и второй для дирекции предприятия.

Окончательное оформление заказа.

После того как уточнят все подробности, представитель руководства предприятия или учреждения (заказчика) передает руководству предприятия общественного питания аванс или официальное письмо о подтверждении заказа. С этого момента договор входит в силу и становится обязательным для выполнения обеими сторонами.

Оформление меню-заказа.
После приема подтверждения со стороны организаторов банкета метрдотель записывает основные данные заказа в специальный журнал, где отмечает все обязательства по организации банкета, принятые на себя предприятием. После этого меню размножают (рукописно, на пишущей машинке или в типографии в строго официальных случаях) в нескольких экземплярах и передают для исполнения:
в бригады официантов, которые будут обслуживать банкет;
в горячий и холодный цехи и в основной буфет;
кассиру-маркировщику;
ответственному за снабжение предприятия для доставки продуктов.