Правила корпоративной этики
Чтобы быть полноценным членом коллектива с перспективой продвижения по службе, следует соблюдать следующие нормы корпоративной этики.
• Пунктуальность. Недопустимо опаздывать на работу и отсутствовать по неуважительной причине без предупреждения. Приходите на работу незадолго до официального начала рабочего дня, за несколько минут. В это время подготовьтесь и начинайте трудиться сразу, как только начнется рабочий день.
 В речи недопустимы бранные и нецензурные выражения, даже если окружающие позволяют себе подобные высказывания. Это не деловой стиль общения |
• Эмоциональная сдержанность. Не следует демонстрировать окружающим свое недомогание или дурное расположение духа. Никакие причины не могут служить оправданием излишним эмоциям, раздражительности, унылому виду, ненадлежащему выполнению своих рабочих обязанностей.
• Личная дистанция. Правила этикета запрещают обсуждение каких бы то ни было личных проблем с сотрудниками. Эти темы должны стать абсолютным табу для делового человека. Особенно важно не решать во время рабочего дня личные проблемы. Дистанция, соблюдаемая деловым человеком в отношении обсуждения личных дел, сплетен о сотрудниках, способствует тому, что не будет и коллективных пересудов. Настоящий деловой человек не имеет права быть сплетником, завистником, пустозвоном.
• Аккуратность. Деловой человек содержит в идеальном порядке свой рабочий стол, всегда безупречно одет. Все выглядит опрятно, чисто. Хаос на рабочем столе привлекает внимание и свидетельствует о недостатке организованности. Прическа должна быть аккуратной, рубашка заправлена в брюки, туфли начищены, костюм отутюжен.
• Порядочность. Недопустимо разглашение конфиденциальной информации служебного характера при наличии доступа к ней. Сведения личного и финансового плана, секретные данные по умолчанию конфиденциальные. Можно уточнить степень секретности у начальства в случае незнания, но лучше всего принять это правило за аксиому и следовать ему всегда. Лишние слова всегда несут негатив. К таким сведениям относят и размеры заработной платы сотрудников, в том числе собственной.
• Родственникам на работе не место. Как бы ни хотелось жене или мужу удовлетворить свое любопытство о ваших рабочих делах, этикет не допускает присутствия членов семьи сотрудника на рабочем месте. Личная жизнь должна быть по ту сторону офиса. Можно показать свое рабочее место в выходной день, в отсутствие персонала. Но лучше не делать этого совсем, чтобы не возникло непредвиденных сложностей. Коллектив - та же семья, куда посторонним вход строго воспрещен. А помещение, где вы работаете, - чужой дом, куда нельзя вторгаться женам и мужьям сотрудников.
• Этика телефонных звонков. Крайне нежелательно, когда сотруднику звонят по рабочему телефону друзья или родственники, желающие обсудить личные вопросы или просто поболтать. Об этом деловой человек обязан предупредить всех желающих позвонить ему на работу. Только в экстренном случае допустим подобный звонок. Если регулярно звонят по личным вопросам, это становится помехой для остальных работников и сильно вредит репутации делового человека. Рабочий телефон предназначен исключительно для служебного пользования, и родственники сотрудников должны это твердо себе уяснить.
• Ценное рабочее время. Каждая минута, проведенная на рабочем месте, должна быть посвящена непосредственно работе. Пустая болтовня с сотрудниками, личные телефонные беседы крайне негативно сказываются как на рабочем процессе, так и на репутации работника. Если ситуация сложилась таким образом, что образовался вынужденный простой в работе, можно оказать помощь кому-либо из коллег. Все время, которое деловой человек проводит в офисе, принадлежит не лично ему, а фирме. За это и предусмотрен оклад. Деловой человек не имеет права тратить это ценное время впустую.
• Финансовая свобода. Никогда не стоит просить в долг у сослуживцев канцелярские принадлежности. Желательно и не давать, но это бывает крайне сложно сделать. На эти займы уходит время, и истощается запас канцелярии. Каждый сотрудник должен распланировать необходимое количество марок, скотча, бумаги и т. д. Все это следует запасать в соразмерном количестве и не просить друг у друга. Еще сложнее ситуация с денежным кредитованием. Брать деньги в долг у сослуживцев крайне нежелательно. Лучше использовать собственную кредитную карту, и лишь в случае крайней необходимости можно взять в долг у коллеги. Но иногда это становится причиной разрыва отношений в дальнейшем. Деловые отношения не предполагают панибратства, свойского оттенка, а финансовые дела очень сложны.
• Вредные привычки. Недопустимо использование жевательной резинки на рабочем месте. Если без нее трудно обойтись, жевать можно дома. В рабочей обстановке это выглядит отталкивающе и не соответствует нормам этикета. То же самое относят к курению. Курить допустимо только в строго определенном месте, если такое отведено в компании. Частые перекуры отвлекают от работы, поэтому их следует сократить до минимума. Выпивать на работе деловые люди не должны. При встрече с клиентом в ресторане от спиртного лучше тоже воздержитесь, следует выпить сока или минеральной воды.
При офисных телефонных разговорах бодрым и энергичным голосом осведомитесь, чем вы можете помочь позвонившему. Попросите человека представиться. Следите за дикцией, говорите внятно и четко, особенно при перечислении цифр и имен. Тон беседы задайте неизменно доброжелательный. Темп речи должен быть средним, не слишком скорым и не очень медленным. Разговаривайте вежливо, доброжелательно, корректно, учитывайте профессиональный и интеллектуальный уровень собеседника. Не проявляйте агрессии и недовольства, если он ведет себя неэтично или не сразу понял, о чем вы говорите. Деловые звонки следует готовить заранее с целью экономии рабочего времени. В блокнот надо записать перечень вопросов, которые вы хотите задать, и диктовать их прямо с листа. Ответы при необходимости фиксировать на той же странице напротив вопроса. Такой подход максимально оптимизирует обсуждение по телефону рабочих моментов. Для гарантии того, что информация записана правильно, перед окончанием разговора сверьте ответы с собеседником.
Обычно человек безошибочно определяет эмоциональное состояние того, с кем говорит по телефону. Учитесь контролировать чувства и эмоции. Проследите за конфиденциальностью передаваемой информации. Желательно, чтобы во время разговора никого из сотрудников не было в пределах слышимости. Многие компании имеют внутренние станции, и клиенты вынуждены подолгу ждать, пока их переключат по очереди на все существующие телефоны. Постарайтесь с первого звонка выяснить причину, по которой абонент вам звонит, доброжелательно ответьте, если знаете, как помочь. Избегайте фраз «я этим не занимаюсь», «я не в курсе», «это не моя вина» и т. д.
Берегите собственный имидж и имидж компании, стараясь вникнуть в проблему клиента и немедленно начать действия по ее решению. Если вы искренне хотите оказать помощь, лучше сделайте, что можете, сразу, не заставляя человека ждать и нервничать. Конфликт утихнет, не разгоревшись, если применить правильный и грамотный подход к ведению деловых разговоров по телефону. Прекрасно справляются со многими конфликтными ситуациями квалифицированные менеджеры с большим стажем работы. Для телефонного общения с клиентами необходимо максимальное терпение, такт и умение лавировать между подводными камнями, не допуская возникновения конфликтной ситуации.
Искусство офис-менеджера отчасти похоже на искусство тонкой дипломатии, очень полезное при общении по телефону. Любой офис - место серьезное, со строгими нормами одежды и распорядка. Правила распространены и на корректность телефонных бесед. Речь предпринимателя, менеджера должна быть идеально поставленной, четкой, деловитой. Фривольность и развязность недопустимы. Менеджеров, которые грубят клиентам по телефону, часто увольняют, если владелец фирмы - воспитанный и принципиальный человек, ценящий репутацию своего бизнеса.