Этикет деловых встреч, совещаний, собраний
Инициатива проведения рабочей встречи может принадлежать любому сотруднику фирмы, который работает в контакте с коллегами и которому необходим обмен мнениями по вопросам совместной деятельности.
Производственные собрания обычно назначает руководитель предприятия, но в некоторых ситуациях их могут организовывать рядовые члены коллектива, при этом пригласив представителей руководства.
Удобная и функциональная газовая плита ZANUSSI от интернет магазина Fotos.ua
 Совещания и собрания деловых партнеров - очень важный аспект сотрудничества |
Различные собрания, совещания, встречи проходят несколько раз в год. Все они отличны по тематике, протоколам и стилю проведения. Но существуют общие правила, которым нужно следовать при проведении любого из мероприятий такого рода.
• Повестку дня необходимо приготовить и продумать заранее, ее следует соблюдать неукоснительно.
• Участники совещания должны быть заблаговременно оповещены о его проведении и повестке. Недопустимо отвлечение от темы в ходе совещания.
• Время начала и окончания совещания должно быть четко указано в объявлении. Начинать собрание следует точно вовремя, так же и заканчивать.
• Участники, желающие высказаться, должны следовать очередности. Запрещено перебивать говорящего.
• Опоздавших на совещание ждать не принято, даже если это важные участники или докладчики. Совещание должно начаться вовремя из уважения к тем, кто пришел в назначенное время, соблюдая профессиональную этику и нормы делового этикета.
 Приглашающий должен убедиться в том, что кафе или ресторан - подходящее место для проведения встречи: в заведении спокойная обстановка, и ничто не помешает разговору |
Двум или нескольким деловым партнерам, сотрудникам одной или разных компаний зачастую удобнее проводить переговоры не в офисе, где отвлекают посетители и телефонные звонки, а на нейтральной территории, в ресторане или кафе. Существует этикет проведения таких деловых встреч, и определенные требования к ним.
Столик в заведении резервирует тот человек, кому принадлежит инициатива проведения деловой встречи, независимо от того, кем будет оплачен счет в конечном итоге. Иногда приглашающий платит за себя и партнера, иногда расходы делят поровну.
Если встреча выпадает на время ленча, то кафе или ресторан будут перегружены посетителями. Поэтому многие предпочитают встречи с клиентами или партнерами за завтраком, когда в залах мало посетителей, ничто не отвлекает от переговоров, нет шума и суеты. Деловые встречи, организованные во время обеденного перерыва, нарушают рабочий распорядок компании, вносят неудобства.
 При встрече, рассчитанной на долгое время, положено делать перерыв на кофе или чай |
Допустимы встречи, проводимые до начала рабочего дня, а также после его окончания. Многим более удобно вести деловые переговоры за чашкой чая в кафе или ресторане в вечернее время. В таких ситуациях сотрудники могут пораньше завершить дела, уйти на встречу и вернуться домой раньше, чем в случае, когда деловая беседа проходит за вечерним ужином в ресторане.
Для эффективного ведения дел между партнерами в разных городах и странах удобным средством переговоров стали видеоконференции. При этом возле одной камеры могут находиться несколько участников. Сегодня проводить подобные совещания может любая компания, а их качество зависит от состояния технической базы и профессиональных знаний сотрудников. Участникам следует смотреть в основном на экран, избегать лишних разговоров, так как все транслируют. Каждый участвующий в разговоре должен максимально усилить эффект непосредственного общения с другими, вести себя так, как на реальной конференции.